Em apontamentos anteriores analisámos alguns aspectos das garantias dos contribuintes durante e após um processo de inspecção à escrita ou aos elementos declarados, isto é, durante ou após uma fiscalização interna ou externa.No entanto, convém reafirmar que a principal garantia dos contribuintes está na contabilidade desde que cumpridas as regras contabilísticas que devem presidir à escrituração e os formalismos legais que os documentos, os livros e os registos informáticos ou outros têm de preencher para merecer crédito face a qualquer auditoria.A contabilidade como sistema de informaçãoA contabilidade tem uma importante função informativa a nível económico e financeiro e é fundamental à tomada de decisões, quer dos gestores quer de outros interessados – Estado, detentores do capital, investidores, clientes, fornecedores, sindicatos, trabalhadores, associações empresariais, concorrentes, instituições financeiras. Todos são afectados com a situação patrimonial das empresas e a informação é imprescindível para uma oportuna tomada de decisão.A contabilidade já foi (apesar de, ainda hoje, muitos a tratarem como tal) uma técnica que tinha como finalidade descrever e registar os factos patrimoniais passados.Presentemente, às empresas não interessa apenas o registo histórico dos factos patrimoniais. Com base em dados fornecidos pela contabilidade, os modernos gestores planeiam a actividade, estabelecem objectivos, controlam, tomam decisões.A contabilidade pode e deve fornecer os indicadores e as análises que ajudam o gestor no seu dia a dia – rácios económico-financeiros, mapas de investimento e desinvestimento, estrutura de custos, balanços e demonstrações de resultados, estrutura de proveitos ( por cliente, por zona, por departamento, por produto/artigo, por vendedor,…) análise de centros de custos, etc.Para que a contabilidade cumpra a sua função, torna-se necessário que as contas das empresas sejam elaboradas tempestivamente e de forma credível. Para isso é necessário que:· Os registos contabilísticos sejam efectuados em tempo útil, sem desfasamentos temporais significativos entre a data dos registos e a realização dos factos patrimoniais. A contabilidade não pode ser um acto periódico, tem de ser um acto contínuo;· Estejam de harmonia com os princípios contabilísticos geralmente aceites e respeitem as regras legais e estatutárias estabelecidas;· Entidades independentes e imparciais à empresa validem a sua posição financeira e verifiquem a sua sinceridade e conformidade com as normas em vigor – parecer da auditoria externa e certificação legal dos ROC’s.Também a nível da economia nacional e internacional, as informações obtidas na contabilidade se revelam úteis. Nenhum Estado pode orientar devidamente a sua economia, sem que possua as informações sobre a situação das empresas, da sua eficiência, dos sectores mais rentáveis, dos custos de produção, volume de matérias necessárias, etc.A informação sempre foi de grande importância na gestão das organizações, mas actualmente assume cada vez maior relevo, tornando-se imprescindível para que os gestores possam de forma contínua avaliar, analisar o seu meio envolvente – evolução dos valores sociais, culturais e éticos, actualidade económica e política, inovação tecnológica, comportamento da concorrência, dos consumidores, etc. – de modo a poderem adaptar a organização ao contexto e antecipar o futuro.A obrigatoriedade de prestar informaçãoA obrigatoriedade de prestar informação prende-se com o direito que os diferentes utilizadores têm no acesso à informação. Este direito encontra-se assegurado em diversos diplomas, nomeadamente, Código Comercial, Código das Sociedades Comerciais, Código do Registo Comercial, Lei Geral Tributária, Código do IRS e IRC, Código do IVA, etc.Estabelece o Código Comercial (artº.18º) que os comerciantes são obrigados a dar balanço e a prestar contas.Por sua vez, o Código das sociedades Comerciais, regra geral, define:Todo o sócio tem direito a - quinhoar nos lucros, participar nas deliberações de sócios, obter informações sobre a vida da sociedade, nos termos da lei e do contrato (artº.21º);O relatório de gestão, as contas do exercício e demais documentos de prestação de contas, devidamente aprovados, devem ser depositados na Conservatória do Registo Comercial (artº.70º);A sociedade responde pelos prejuízos causados a terceiros pelas discordâncias entre o teor dos actos praticados, o teor do registo e o teor das publicações, quando dela sejam culpados gerentes, administradores, directores, liquidatários ou representantes.Em próximo apontamento continuaremos no desenvolvimento deste tema – A contabilidade como sistema de informação.*Consultor Fiscalagripino-santos@iol.pt