O regime de atribuição de ajudas de custo, subsídios de refeição e de viagem encontra-se regulamentado no Decreto-Lei nº 106/98, de 24 de Abril. No entanto, estas regras só se aplicam à Função Pública, sendo as empresas privadas livres de estabelecer os montantes e as condições em que essas ajudas são abonadas.Contudo, se os abonos concedidos pelas empresas aos seus trabalhadores para efeitos de ajudas de custo e de transporte excederem determinados limites fixados na lei, ficarão sujeitos a tributação em IRS na esfera do beneficiário do abono e em IRC na esfera da empresa que os concedeu.Limites legaisEstabelece o código do IRS no seu artigo 2º nº 3 que se consideram rendimentos de trabalho dependente e por esse facto sujeitos a IRS:a) O subsídio de refeição na parte em que exceder em 50% o limite legal estabelecido ou em 70% sempre que o subsídio seja atribuído através de vales de refeição.b) As ajudas de custo e as importâncias auferidas pela utilização de automóvel próprio em serviço da entidade patronal, na parte em que ambas excedam os limites legais que forem fixados anualmente para os funcionários e agentes da Administração pública.Foi recentemente publicada a Portaria nº 205/204, de 3 de Março que fixa nos seguintes montantes, as ajudas de custo, subsídios de refeição e de viagem a atribuir ao funcionalismo público durante o ano de 2004:- Subsídio de refeição, valor em euros 3,70;- Transporte em automóvel próprio euros 0,35/Km;- Ajudas de custo a funcionários e agentes do Estado:Com vencimentos superiores ao índice 405 – abono diário de euros 56,73;Com vencimentos que se situam entre os índices 405 e 206 – abono diário de euros 46,14;Outros – abono diário de euros 42,36.A Circular nº 12/91, de 29/04 difundiu instruções no sentido de considerar que não excedem os limites legais as ajudas de custo superiores ao limite mais elevado fixado para os servidores do Estado ou seja, o índice 405, ao qual corresponde a importância de euros 56,73.Direito ao abonoSó têm direito ao abono de ajudas de custo as deslocações diárias que se realizem para além de 5 Km do domicílio profissional e as deslocações por dias sucessivos que se realizem para além de 20 Km do mesmo domicílio.As distâncias são contadas da periferia da localidade onde o trabalhador tem o seu domicílio profissional e a partir do ponto mais próximo do local de destino.O abono de ajuda de custo corresponde ao pagamento de uma parte da importância diária que estiver fixada, ou da sua totalidade, consoante o período de permanência fora do seu domicílio profissional.Requisitos legais exigidos pelo código do IRCAs despesas com ajudas de custo e com compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador ao serviço da entidade patronal, só são dedutíveis para efeito de determinação do lucro tributável do exercício, na proporção de 80% do seu montante, se a entidade patronal possuir, por cada pagamento efectuado, um mapa através do qual seja possível efectuar o controlo das deslocações a que se referem aquelas despesas, nomeadamente, o beneficiário das importâncias em causa, o número de quilómetros percorridos e a identificação dos locais para onde se efectuaram as deslocações, tempo de permanência e objectivo, excepto na parte em que haja lugar a tributação em sede de IRS na esfera do respectivo beneficiário. Os restantes 20% devem ser acrescidos no quadro 07 da declaração modelo 22.Isto porque, em face do disposto no artigo 23º do código do IRC, a dedutibilidade fiscal de qualquer custo, ou perda do exercício, pressupõe que esteja devidamente comprovado o respectivo carácter de indispensabilidade para a obtenção de proveitos ,ou para a manutenção da fonte produtora, cabendo aos sujeitos passivos o ónus de efectuar essa prova.De notar que, quando é atribuído o abono de ajudas de custo e simultaneamente a entidade patronal paga as despesas com a alimentação e alojamento, então aquele abono deixa de ter a natureza de ajuda de custo e não se enquadra em nenhuma norma de exclusão da tributação, pelo que deverá ser tributado em IRS.*Consultor FiscalTel. 243 333679Agripino-santos@iol.pt