José Luís Carvalho*A emissão de facturas ou documentos equivalentes tem de obedecer a um conjunto de regras que estão consagradas no nosso ordenamento jurídico. São algumas dessas regras que vamos abordar neste artigo. O art.º 5.º do Decreto-Lei n.º 256/2003 de 21 de Outubro altera o art.º 5.º do Decreto-Lei n.º 198/90 de 19 de Junho, o qual passa a ter a seguinte redacção: “A numeração e a impressão das facturas e documentos equivalentes referidos no art.º 35.º do Código do IVA estão submetidas às regras previstas no artigo 5.º, no n.º 7 do artigo 6.º, nos n.ºs 1 e 2 do artigo 8.º e nos artigos 9.º a 12.º do Decreto-Lei n.º 147/2003 de 11 de Julho.”Ou seja, além das regras impostas pelo Código do IVA, a emissão de facturas deve obedecer às regras impostas pelo preceito legal que acabámos de transcrever.No essencial essas regras são as seguintes:1 — As facturas devem ser processadas em três exemplares, utilizando-se impressos numerados seguida e tipograficamente ou processados por computador, com uma ou mais séries, convenientemente referenciadas. (n.º 1 do art.º 5.º do Decreto-Lei n.º 147/2003)2 — A numeração dos documentos referidos no número anterior deve ser aposta no acto da impressão, ser progressiva e não conter mais de 11 dígitos. (n.º 2 do art.º 5.º do Decreto-Lei n.º 147/2003)3 — Quando, por exigência de ordem prática, não seja bastante a utilização de um único documento, deve utilizar-se o documento com o número seguinte, nele se referindo que é a continuação do anterior. (n.º 3 do art.º 5.º do Decreto-Lei n.º 147/2003)4 — A impressão das facturas só pode ser efectuada em tipografias devidamente autorizadas pelo Ministro das Finanças. (n.º 3 do art.º 4.º do Decreto-Lei n.º 147/2003)5—Os sujeitos passivos podem processar os referidos documentos através de sistemas informáticos, desde que utilizem software que garanta a sua numeração conforme o disposto no n.º 2 do artigo 5.º do Decreto – Lei n.º 147/2003, ou seja, no acto da impressão, ser progressiva e não conter mais de 11 dígitos. (n.º 2 do art.º 8.º do Decreto – Lei n.º 147/2003 na redacção dada pelo art.º 5.º do Decreto-Lei n.º 238/2006)Convém ainda levar em consideração que o Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 de Julho, que regulamenta o Regime dos Bens em Circulação, estabelece no n.º 3 do artigo 8.º que os documentos de transporte processados por computador, devem conter a expressão “processado por computador”.Parece-nos que a exigência da menção “processado por computador” só se verifica para os documentos de transporte (e a factura pode ser também documento de transporte), pelo que, para as facturas que não sejam documentos de transporte, essa exigência parece não se verificar. No entanto, sugerimos que qualquer factura contenha aquela expressão.* Contabilista e Consultor FiscalJNB – Business Consultingjose.luis@jnb.com.pt