A execução da contabilidade deve ser feita de acordo com documentos de suporte válidos: facturas, recibos, vendas a dinheiro, etc. No entanto, por vezes, os documentos de suporte não chegam ao destinatário. Nestas circunstâncias devem ser tomadas várias providências para que o sujeito passivo não fique prejudicado e simultaneamente para que a Administração Fiscal possa fácil e rapidamente controlar e fiscalizar este tipo de situações excepcionais.Assim, ocorrendo o extravio do original de uma factura, pode ser tomada uma das seguintes três opções:OPÇÃO 1 – Emissão de uma nova factura, na qual deve ser indicado expressamente que esta substitui a anterior, devendo mencionar-se o número e a data da factura substituída. Esta factura apenas deverá ter relevância contabilística na esfera da contabilidade do Cliente, pois na contabilidade do Fornecedor o IVA foi liquidado aquando do lançamento da factura cujo original se extraviou. OPÇÃO 2 – Em alternativa à opção anterior pode ser emitida nova factura nos mesmos termos referidos e seguidamente emitir-se uma nota de crédito para efeitos de regularização do imposto liquidado na factura substituída. Esta nota de crédito deverá conter uma indicação de que a mesma é de utilização restrita ao uso interno da contabilidade do Fornecedor, podendo ser enviado o respectivo original ao Cliente, não dando, no entanto, lugar a quaisquer regularizações de IVA, na contabilidade deste, uma vez que a factura a que se refere também não foi contabilizada.Estas opções sempre foram aceites pela Administração Fiscal, tal como consta da doutrina emanada do SIVA.OPÇÃO 3 – Mais recentemente passou a ser possível deduzir o IVA pela contabilização de duplicado ou 2.ª via de factura ou documento equivalente. Embora tradicionalmente este procedimento não fosse aceite pela Administração Fiscal, tal procedimento encontra suporte legal na jurisprudência do Supremo Tribunal Administrativo que em Acórdão da sua 2.ª Secção proferido pelo Senhor Doutor Juíz Ernâni Figueiredo em 27 de Setembro de 2000 e disponível na internet1 refere que “as reproduções de facturas e documentos equivalentes, em segunda via, bastarão à finalidade legal da sua reforma, que é a da identificação abrangente (a comportar os dados do n.º 5 do art.º 35.º do CIVA) do documento reformado e proporcionam ao órgão fiscalizador meio satisfatório para o controle da situação tributária, nomeadamente no aspecto do apuramento do IVA dedutível que foi facturado ao contribuinte.”1) A versão electrónica dos textos dos acórdãos está disponível na Internet apenas para informação ao público. A reprodução dos textos fornecidos pelo site do Tribunal é autorizada desde que seja mencionada a fonte e o carácter gratuito e não autêntico.A versão definitiva da jurisprudência do STA é publicada nos Apêndices ao Diário da República, sendo esta a única versão que faz fé. A versão electrónica oficial é disponibilizada pela DGSI do Ministério da Justiça.* Contabilista e Consultor FiscalJNB – Business Consultingjose.luis@jnb.com.pt