O Hospital Distrital de Santarém (HDS) implementou uma solução de gestão documental que permite a criação, alteração, distribuição e o arquivo dos documentos físicos num único sítio. O projecto reflete a aposta da instituição na transformação digital. O software visa a eficiência dos recursos dada a existência de grandes volumes de informação, oriundos do exterior e do interior da instituição, o que torna fácil a perda de documentos, aumenta a dificuldade em aceder rapidamente à informação, à sua localização física e dificulta o controlo dos fluxos de informação.

A implementação da ferramenta resulta em diversas vantagens, entre as quais a desmaterialização da documentação e dos processos de tramitação associados; a gestão do arquivo do hospital de uma forma centralizada; a normalização dos documentos, processos e procedimentos; a rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos; a redução da necessidade de espaço físico para arquivo e do custo com fotocópias e a segurança e protecção de dados sensíveis.

O projecto prevê uma redução significativa do consumo de papel, contribuindo, desta forma, para a sustentabilidade do planeta, em alinhamento com a iniciativa “SNS sem papel”. A nova solução insere-se no projecto “HDS +Digital +Seguro”, cofinanciado pelo Fundo Social Europeu, através do Sistema de Apoio à Modernização e Capacitação da Administração Pública, no valor total 998.016,76 euros.